§ 147 Abs. 1 AO und § 257 Abs. 1 HGB verpflichten Unternehmen, Buchungsbelege, Rechnungen und sonstige steuerlich relevante Unterlagen ordnungsgemäß und lesbar für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Maßgeblich ist die Lesbarkeit während der gesamten Frist. Eine bloße Ablage des Originalbelegs genügt nicht, wenn der Beleg aufgrund der Materialeigenschaften unleserlich wird.